Hợp đồng, hồ sơ. hóa đơn, chứng từ….là những tài liệu quan trọng  của một văn phòng. Vì vậy chúng cần được bảo quản một cẩn thận và khoa học nhất để tránh bị ẩm mốc, hỏng hóc mất giá trị. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn quy trình bảo quản đúng cách nhé.

1: Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ

Để biết được cách bảo vệ tài liệu chuẩn xác, thì trước hết bạn cần phải nắm bắt được đâu là nhân tố gây ra ảnh hưởng xấu tới giấy tờ qua thời gian lưu cữu.

• Nóng và ẩm: đây chính là điều kiện vô cùng lý tưởng để các loại tài liệu giấy của bạn bị hư hại. Nhất là những loại giấy kém chất lượng thì thời gian bị phai mực, nhòe chữ và khó giữ được sự tinh tế như cũ.
• Ánh sáng: ánh sáng sẽ là điều kiện lý tưởng cho sự sinh sôi và phát triển của nấm mốc và các loại côn trùng khác. Một số sản phẩm giấy còn bị biến đổi khi có ánh nắng trực tiếp tác động.
• Côn trùng và loài gặm nhấm: Côn trùng và các loài gặm nhấm là tác động chính làm hủy hoại giấy tờ.
• Nấm mốc: Nấm mốc cũng là tác động chính khiến cho giấy tờ bị phai màu, mất chữ
• Rủi ro khác: cháy nhà, lũ lụt, ngập rột,… là các rủi ro có thể xảy ra gây nên hư hại tới giấy tờ.

Từ các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng lưu trữ giấy tờ trên, chúng ta có thể dễ dàng đưa ra được các phương thức bảo quản tài liệu giấy chi tiết rõ ràng.

2: Cách bảo quản các loại tài liệu giấy hiệu quả 

Sử dụng các thiết kế tủ đựng tài liệu từ chất liệu cao cấp để cất giữ tài liệu. Bạn có thể sử dụng các loại chất liệu tủ sắt văn phòng phun tĩnh điện chống gỉ, chống oxy hóa cao cấp. Hoặc có thể sử dụng các thiết kế tủ gỗ chất liệu cao từ gỗ hiếm, đã qua xử lý chống mối mọt.

Đặt tủ tài liệu tránh xa các khu vực ẩm mốc, thiếu ánh sáng hoặc ánh sáng quá mạnh. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng để cất giữ giấy tờ chính là 13-15 độ C với độ ẩm 55-60%.

Đối với các giấy tờ tài liệu là bản vẽ, bản đồ có khổ lớn thì cần phải cuộn gọn lại cất giữ trong các ống đựng chuyên dụng. Điều này sẽ giúp cho bạn có được sự an toàn nhất định trong việc bảo vệ các loại giấy tờ tài liệu giấy.

Đối với các loại giấy tờ quan trọng, cần phải cất giữ và lưu trữ dài lâu thì bạn không nên sử dụng tay không trực tiếp cầm vào tài liệu. Bởi mồ hôi dầu trên tay của chúng ta cũng sẽ tạo nên điều kiện lý tưởng cho vi khuẩn phát triển. Và khiến cho các loại giấy tờ đó dễ dàng bị mục, bị hỏng hư hại.

Sắp xếp giấy tờ một cách khoa học giúp việc truy xuất giấy tờ được nhanh chóng, chính xác. Bạn không cần phải lục tung tất cả giấy tờ mỗi khi tìm kiếm để giấy tờ được bảo quản tốt nhất.

3: Chọn tủ bảo quản hồ sơ giấy tờ 

Để tài liệu, các loại giấy tờ, hồ sơ có thể lưu giữ được dài lâu và phân loại rõ ràng thì bạn cần phải chọn lựa sử dụng các tủ hồ sơ phù hợp.

Nếu sử dụng tủ hồ sơ là tủ gỗ thì bạn nên sử dụng các thiết kế tủ cao cấp, có khả năng chống mối mọt và không bị hư hại quá nhiều qua thời gian sử dụng. Điều này sẽ giúp cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu được bảo lưu tuyệt đối. Nhưng chắc chắn giá thành của dòng sản phẩm này sẽ cao hơn cả.

Dòng tủ lưu trữ và bảo quản hồ sơ, giấy tờ có chi phí thấp hơn mà an toàn cao hơn đó chính là tủ sắt đựng tài liệu phun sơn tĩnh điện. Dòng tủ này có nhiều ưu điểm vượt trội.

Tủ sắt văn phòng có độ bền cao

So với tủ đựng đồ bằng gỗ hay bằng nhựa thì tủ sắt văn phòng có độ bền cao hơn hẳn. Bởi lẽ nó được làm từ sắt không gỉ rất chắc chắn, không bị mối mọt hay giãn nở khi gặp thay đổi thời tiết. Mặt ngoài của tủ còn được sơn một lớp sơn tĩnh điện cao cấp giúp bảo vệ tủ sắt tốt hơn.

Chúng rất bền bỉ, không bị han gỉ hay cũ đi nên bạn có thể sử dụng được hàng chục năm liền. Bề mặt của tủ sẽ luôn bền màu, ít bị bong tróc hay trầy xước trong quá trình sử dụng và vận chuyển khi đổi văn phòng. Độ bền cao của tủ sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền kha khá cho việc sửa chữa và thay mới.

Tủ sắt chống thấm nước, chống cháy

Tùy tủ gỗ cho vẻ ngoài rất sang trọng, lịch sự nhưng lại dễ bị mối mọt, ngấm nước và ẩm trong điều kiện thời tiết nóng ẩm của Việt Nam. Tủ sắt ra đời và đã sửa được hết những nhược điểm của tủ gỗ. Tủ sắt hoàn toàn không bị thấm nước nên sẽ không ảnh hưởng đến tủ cũng như giấy tờ bên trong. Bên cạnh đó, lớp sơn tĩnh điện cũng đảm bảo tủ không bị han gỉ khi thời tiết nồm ẩm.

Tủ sắt văn phòng còn được trang bị khả năng chống cháy giúp bảo vệ giấy tờ quan trọng trong những trường hợp hỏa hoạn xảy ra. Đây cũng là ưu điểm nổi bật và vượt trội nhất của tủ sắt.

Mẫu mã đa dạng, hiện đại

Nếu tủ gỗ mang lại hình ảnh sang trọng thì tủ sắt lại mang lại hình ảnh hiện đại cho văn phòng của bạn. Hiện nay, với công nghệ hiện đại, tủ sắt có nhiều thiết kế, kích thước, mẫu mã khác nhau rất đa dạng, phù hợp với nhiều yêu cầu, mục đích sử dụng khác nhau.

• Tủ hồ sơ: Đây là kiểu tủ truyền thống và phổ biến nhất. Nó sẽ được chia thành 2 buồng với nhiều ngăn khác nhau cho phép bạn lưu trữ được số lượng lớn hồ sơ.
• Tủ ghép: Nếu những kích thước thông thường không đủ thì bạn có thể ghép nhiều buồng với nhau theo cách riêng. Các dòng tủ sắt cho phép người sử dụng dễ dàng vận chuyển lắp đặt. Nếu bạn thường xuyên phải chuyển văn phòng thì tủ sắt lắp ghép là một lựa chọn phù hợp nhất.
• Tủ sắt locker: Đây là loại tủ chia thành nhiều ô khác nhau và có khóa. Nó phù hợp dành cho nhiều người sử dụng khác nhau

Tủ sắt văn phòng dễ di chuyển, dễ vệ sinh

Tủ sắt văn phòng được làm bằng kim loại mỏng, độ dày chỉ từ 0.5 – 1mm nên tạo ra không gian khoang chứa rất rộng rãi, bên trong tủ có nhiều ngăn. Điều này còn giúp cho việc di chuyển tủ sắt trở nên thuận tiện hơn bởi trọng lượng của tủ sắt tương đối nhẹ so với tủ gỗ. Đặc biệt bề mặt tủ nhẵn mịn, khó bám bụi bẩn và rất dễ lau chùi, vệ sinh.

Giá thành rẻ

Tủ sắt văn phòng được thiết kế với đầy đủ tính năng, ngăn chứa đồ, kẹp file, tài liệu. Với thiết kế khoa học, tủ sắt  hoàn toàn đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người sử dụng. So với tủ gỗ thì tủ sắt vẫn đáp ứng đầy đủ công năng, mà giá thành  hay chi phí để sở hữu một chiếc tủ bằng sắt đựng hồ sơ, tài liệu lại cực kỳ thấp. Chỉ với 1 triệu đồng là bạn đã có thể sở hữu tủ sắt văn phòng bền đẹp.

4: Địa chỉ mua tủ sắt văn phòng chất lượng tốt

Với bề dày 15 năm kinh nghiệm, KOVI chuyên tập trung sản xuất, phân phối bán buôn bán lẻ các sản phẩm Tủ sắt văn phòng, tủ bảo mật, tủ hồ sơ, tủ locker cho các công ty, khu công nghiệp, trường học, các shop thời trang…

Với lợi thế là công ty có xưởng sản xuất, bên cạnh những mẫu tủ sắt có sẵn được bán với giá thành rẻ, KOVI còn có khả năng đáp ứng lượng lớn đơn hàng trong thời gian ngắn. Ngoài ra, Thương hiệu KOVI còn nhận đặt theo thiết kế những mẫu tủ sắt theo yêu cầu với giá thành hợp lý, đảm bảo chất lượng.

KOVI không ngừng đầu tư vào máy móc, trang thiết bị hiện đại, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất của các nước trên thế giới. Toàn bộ tủ sắt của KOVI  đều được làm bằng chất liệu sơn tĩnh điện cao cấp của Nhật Bản, giúp bề mặt tủ luôn bóng mịn, không chịu ảnh hưởng của thời tiết, môi trường. Chìa khóa tủ được tôi cứng không gỉ, gia công theo phương pháp ly tâm cao tần USA, không rỗng nứt, dễ dàng thay thế trong trường hợp hỏng hóc.