Để tủ sắt văn phòng đựng tài liệu ngăn nắp, dễ tìm kiếm và giữ tủ được chắc chắn, bền đẹp, bạn cần phải biết cách sắp xếp tủ đựng tài liệu sao cho hợp lý. Trước khi đặt tài liệu, giấy tờ lên tủ tài liệu thì đầu tiên, các bạn hãy phân loại tài liệu sao cho khoa học, hợp lý nhất. Điều này sẽ giúp ích rất lớn cho chúng ta trong việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong công việc sau này. Theo đó thì bạn nên sắp xếp tài liệu theo gợi ý sau:
1: Sắp xếp tủ đựng tài liệu theo tần suất sử dụng của tài liệu
Đối với các loại tài liệu thường xuyên sử dụng thì bạn nên sắp xếp ở vị trí dễ thấy và thuận tiện lấy ra nhất để không làm mất thời gian làm việc. Đối với những tài liệu ít dùng đến thì nên để ở vị trí cuối tủ đựng tài liệu, trên cùng hoặc góc khuất của tủ. Còn tài liệu sử dụng nhiều, đang giải quyết để ở vị trí dễ lấy.
Thứ hai là bạn nên đặt những loại hồ sơ, tài liệu có liên quan ở cạnh nhau và những loại tài liệu nào cần chỉnh lý sau này thì nên bố trí ở những nơi tiện lợi khi cần tới.
Ví dụ như mẫu tủ này có 2 phần: phần kính và phần tủ không kính. Những tài liệu ít sử dụng nên được cất bên dưới phần tủ nhỏ không có kính, còn phần có kính có thể nhìn vào trong được thì nên để phần trên có kính, vừa tầm tay với nhất.
2: Sắp xếp tài liệu theo tính chất
Đối với những tài liệu liên quan, bạn nên để gần nhau để dễ tìm kiếm, tránh bị thất lạc và sắp xếp theo mẫu tự bảng chữ cái A, B, C hoặc dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Tùy theo tính chất tài liệu của bạn mà sắp xêp phù hợp. Việc này sẽ giúp cho việc tra cứu và tìm hồ sơ trở nên đơn giản hơn. Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: Dựa vào nội dung trong tài liệu, tính chất công việc thì bạn có thể sắp xếp theo các nội dung như: tài liệu thông thường, tài liệu mật, tài liệu đang giải quyết… Như vậy thì nhân viên sẽ bố trí tài liệu trong tủ được khoa học, hợp lý và hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên được dễ dàng hơn.
3: Sắp xếp theo trọng lượng tài liệu
Bạn nên lưu ý ưu tiên những tập tài liệu dày nặng xếp dưới và tài liệu nhẹ xếp bên trên hoặc lấp đầy tài liệu từ dưới lên trên. Cách này giúp tủ sắt đựng tài liệu được chắc chắn, không dễ bị sập, đổ.
Tuy tủ sắt văn phòng rất chắc chắn, nhưng tốt nhất bạn nên chọn vị trí kê tủ sát tường hoặc tránh khu vực nhiều người có thể va chạm để chắc chắn tủ không bị đổ nhé.
4: Thường xuyên giải phóng diện tích tủ
Trong quá trình làm việc thì khối lượng giấy tờ, tài liệu luôn phát sinh thêm và chiếc tủ nào cũng có giới hạn. Cho nên, điều cần làm lúc này là phải giải phóng diện tích không gian cho tủ tài liệu bằng cách dọn dẹp tủ thường xuyên. Với những tài liệu đã hết giá trị, không dùng đến hoặc tài liệu lưu trữ lâu dài, ít sử dụng thì bạn nên bỏ đi và xếp vào trong kho để đặt tài liệu mới vào. Như vậy thì chúng ta sẽ có thể vừa bảo quản và quản lý tài liệu hiệu quả lại giúp nâng cao giá trị sử dụng lâu dài cho tủ đựng tài liệu.
Với những thông tin hữu ích mà Nhà sản xuất tủ sắt Kovi vừa cung cấp thì các bạn sẽ nắm được cách sử dụng tài liệu hiệu quả nhất. Nhờ đó sẽ nâng cao chất lượng cũng như hiệu suất làm việc của chúng ta tốt hơn rất nhiều.
