Văn phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp nâng cao năng suất làm việc của các nhân viên. Do vậy, nội thất văn phòng không thể thiếu những chiếc tủ cất trữ giầy tờ, đồ đạc….Làm thế nào để chọn được mẫu tủ phù hợp, cất trữ đồ đạc ra sao cho gọn gàng?
1: Lựa chọn mẫu tủ sắt văn phòng phù hợp
Trước khi để sắp xếp đôf đạc, hồ sơ một cách ngăn nắp, khoa học để dễ dàng trong việc tìm kiếm thì các bạn cần chọn được mẫu tủ sắt văn phòng đáp ứng được mọi nhu cầu sử dụng cũng như phải thật phù hợp với văn phòng làm việc.
Tùy vào quy mô hoạt động và lĩnh vực công việc của doanh nghiệp để có thể chọn được tủ hồ sơ phù hợp. Nhưng chúng tôi khuyên các bạn nên chọn mẫu tủ chia thành nhiều ngăn, có thiết kế nhỏ gọn vừa tiện lợi khi có thể chứa được nhiều hồ sơ đồng thời tiết kiệm không gian cho văn phòng của mình.
Đối với tủ để hồ sơ, giấy tờ ưu tiên lựa chọn mẫu tủ cửa kính vì chúng mang tính thẩm mỹ cao và còn mang lại sự tiện lợi khi tìm hồ sơ. Nhờ có kính trong suốt nên chúng ta có thể quan sát được bên trong và mở đúng ngăn mà cần lấy tài liệu mà không cần phải lục tìm ở nhiều ngăn khác.
Tủ sắt văn phòng vừa có kính, vừa không kính và ngăn kéo.
Đối với những đồ đạc có nhiều kích cỡ, hình dạng khác nhau: văn phòng phẩm, con dấu….nên chọn các loại tủ không kính, nhiều ngăn hoặc tủ hộc kéo để tổng thể không gian không bừa bãi.
Đối với đồ đạc cá nhân của nhân viên văn phòng: túi xách, quần áo, giầy dép…. nên chọn tủ sắt Locker. Tủ Locker được chia thành nhiều ngăn có khóa an toàn riêng, mỗi nhân viên được phân phát một ngăn tủ riêng tư, an toàn. Đồ đạc cá nhân cất trong tủ cũng tiện lợi và gọn gàng hơn.
Tủ Locker
2: Cách sắp xếp giấy tờ ngăn nắp với tủ sắt tài liệu
Để giấy tờ, hồ sơ được ngăn nắp, việc phân loại tài liệu có vai trò rất quan trọng vì mỗi loại loại tài liệu trong văn phòng đều có mục đích sử dụng riêng nên các bạn hãy ghi chú theo loại và sắp xếp theo từng mục đích sử dụng. Ví dụ các bạn có thể phân loại các hồ sơ hành chính văn phòng, giấy tờ về việc kinh doanh của công ty, về chiến lược Marketing, về tài chính kế toán…
Sắp xếp thành các mục riêng biệt theo tính chất
Đối với những tài liệu liên quan, bạn nên để gần nhau để dễ tìm kiếm, tránh bị thất lạc và sắp xếp theo mẫu tự bảng chữ cái A, B, C hoặc dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Tùy theo tính chất tài liệu của bạn mà sắp xêp phù hợp. Việc này sẽ giúp cho việc tra cứu và tìm hồ sơ trở nên đơn giản hơn. Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo tính chất của hồ sơ: Dựa vào nội dung trong tài liệu, tính chất công việc thì bạn có thể sắp xếp theo các nội dung như: tài liệu thông thường, tài liệu mật, tài liệu đang giải quyết… Như vậy thì nhân viên sẽ bố trí tài liệu trong tủ được khoa học, hợp lý và hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên được dễ dàng hơn.
Lập thành từng danh mục hồ sơ
Đây được xem là danh sách liệt kê theo hệ thống và việc lập ra các danh mục tài liệu cũng khá quan trọng vì sẽ giúp người tiêu dùng tiết kiệm được thời gian và thuận tiện trong việc quản lý một số lượng giấy tờ lớn. Khi lập các danh mục thì nên chú ý ghi chú theo tên hồ sơ, chủng loại, thời gian và nhập vào file của máy tính thì sẽ tiện hơn cho việc quản lý và đây chính là mẹo đang được nhiều công ty sử dụng.
Bài viết hướng dẫn sắp xếp đồ đạc văn phòng gọn gàng mà chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn với hy vọng việc sắp xếp hồ sơ của công ty sẽ trở nên dễ dàng và mang lại hiệu quả cao hơn. Nếu các bạn có vấn đề liên quan đến việc mua tủ tài liệu thì hãy liên hệ với chúng tôi thông qua Kovi.vn để được hỗ trợ kịp thời nhất.
