Văn phòng làm việc luôn cần phải ngăn nắp để đảm bảo sức khỏe, tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra, văn phòng ngăn nắp còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tính thẩm mỹ của doanh nghiệp, nó phản ảnh trình độ nhận thức của chủ nhân văn phòng, không gian làm việc riêng … Chính vì thế, việc tạo nên một “văn phòng” dù là nhỏ bé nhưng ngăn nắp, thoải mái là điều cần lưu ý tới.

Tuy nhiên, văn phòng là nơi sử dụng chung của nhiều người. Mỗi người một tính cách khác nhau, thói quen” cha chung không ai khóc” khiến văn phòng làm việc dễ trở nên bừa bãi. Vậy làm thế nào để văn phòng luôn gọn gàng? Để hiện thực hóa việc này, ngoài xây dựng ý thức cho các nhân viên, chúng ta cũng cần chú ý sắp xếp nội thất văn phòng hợp lý và khoa học. Bài viết dưới đây, Kovi xin chia sẻ đến bạn đọc X cách để văn phòng luôn gọn gàng nhé.

1. Chỉ mua nội thất văn phòng thực sự cần thiết

Bạn chỉ nên lựa chọn những vật dụng nội thất thực sự cần thiết cho văn phòng làm việc của mình. Bạn xem xét tổng thể văn phòng làm việc của mình xem những vật dụng nào thực sự cần thiết cho công việc, số lượng bao nhiêu là phù hợp để lên được kế hoạch  mua sắm. Tránh việc mua quá nhiều tràn lan những vật dụng nội thất vừa rất tốn kém lại khiến cho văn phòng làm việc càng bừa bộn hơn rất nhiều.

Ngoài ra, khi lựa chọn nội thất văn phòng, bạn cũng nên lựa những món có thiết kế đơn giản, tối ưu hóa công năng sử dụng. Không nên mua những đồ dùng rườm ra, nhiều chi tiết sẽ phát sinh nhiều việc lau chùi, dọn dẹp không cần thiết.

2. Bố trí nội thất văn phòng với kích thước và tỷ lệ phù hợp

Để mang đến một không gian nội thất hài hòa, ngăn nắp thì một yếu tố nữa mà bạn cần phải chú ý đó là phải tính toán và xác định được kích thước nội thất sao cho cân xứng với diện tích văn phòng. Như vậy thì sẽ đảm bảo được tỷ lệ cân bằng cho không gian và giúp cho việc kiểm soát, quản lý công việc trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn.

3. Không nên lựa chọn những vật dụng nội thất chí có giá trị sử dụng trong thời gian ngắn

Rất nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí nên đã lựa chọn phương án sử dụng đồ nội thất cũ hoặc hàng thanh lý. Tuy nhiên bạn cần biết những vật dụng này chỉ  có được thời gian sử dụng nhất định hoặc cũng có thể chúng sẽ bị hỏng hóc trong thời gian bạn sử dụng. Điều này sẽ chỉ  khiến cho văn phòng làm việc của bạn trở nên chật chội hơn mà thôi.

Để giải quyết được tình trạng đồ nội thất chưa dùng được bao lâu đã hỏng bạn nên điều chỉnh lại thói quen mua sắm đồ nội thất của mình. Bạn chỉ nên mua những vật dụng nội thất thực sự cần thiết, chất  lượng là yếu tố đầu tiên bạn cần cân nhắc. Hạn chế mua những đồ nội thất có giá trị sử dụng theo mùa vụ hoặc sử dụng trong thời gian ngắn. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí tức thời nhưng xét về lâu dài sẽ chỉ càng khiến bạn tốn kém hơn mà thôi.

4. Thiết kế văn phòng nhiều ánh sáng

Thực tế là văn phòng đủ ánh sáng sẽ gọn gàng hơn vì ánh sáng giúp chúng ta dễ dàng nhận ra những vị trí còn bừa bãi, cần cải thiện. Ngoài ra, ánh sáng tốt cũng giúp tinh thần thoải mái hơn, giúp bảo vệ sức khỏe của nhân viên.

Chủ động lắp để ánh sáng bao quanh phòng để thắp sáng cho cả phòng làm việc. Bộ đèn chiếu sáng nên đồng nhất và đặt ở chế độ chiếu sáng vừa phải. Bạn cũng nên có thêm đèn dành cho sàn nhà. Hãy luôn giữ phòng thoáng đãng thông qua việc dùng bộ thông gió. Hãy lựa phòng có kha khá nhiều cửa sổ đặt có thể giúp không khí lưu thông.

5. Quy định vị trí từng món đồ

Văn phòng gọn gàng thật ra cũng khá đơn giản nếu các đồ vật được đặt vào đúng chỗ của nó. Tìm kiếm một món đồ cần thiết chỉ trong tích tắc khi biết rõ vị trí của nó giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian. Và trên hết, văn phòng luôn ngăn nắp, gọn gàng.

Chúng ta nên có quy định rõ ràng từng vị trí của các món đồ trong văn phòng, có văn bản hướng dẫn, nội quy quy, chỉ dẫn rõ ràng để mọi người làm theo. Có thưởng phạt rõ ràng nếu ai đó đặt đồ không đúng vị trí.

Đối với cá nhân, chúng ta nên tổ chức lại đồ dùng của mình. Điều này giống như tạo một môi trường tập thể, bạn có thể sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp mọi đồ vật theo nhu cầu để đem lại hiệu quả nhất. Hãy cất bớt các thứ mà bạn ít xài hàng ngày đi chỉ giữ lại các đồ vật ngay tại bàn làm việc hay đủ gần chỗ bạn để khi dùng có thể lấy nhanh. Hãy gói gọn lại những đồ vật hay để chúng vào các nơi góc tường lấy chỗ cho lưu thông. Nếu được hãy treo điện thoại của bạn lên tường gần bàn làm việc đặt bàn làm việc được rộng rãi.

6. Tổ chức giấy tờ, tài liệu văn phòng hợp lý

Giầy tờ, tài liệu là một trong những nguyên nhân gây bừa bãi văn phòng nếu không được tổ chức hợp lý.

•  Sắp xếp thư từ, hồ sơ vào tập hồ sơ và nhớ dán nhãn (nếu phân nhiều màu cho từng thể loại hồ sơ càng tốt đặc biệt với các nhân viên có công việc giấy tờ nhiều như:  kế toán, khách hàng). Sử dụng tủ sắt hồ sơ chuyên dụng để cất trữ tài liệu đã được phân loại.
• Tạo ra một ngăn kéo riêng hay vài file cá nhân trên tủ hồ sơ chung của Công ty để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
• Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ
• Một ram giấy khi bạn bóc nó ra để dùng, bạn nên bỏ cả ram vào hộp thay vì vẫn sử dụng cái vỏ giấy bị xé nham nhở, chắc chắn lúc đó cái tủ hồ sơ bạc triệu của Công ty bạn chỉ còn tương đương cái chạn đựng thức ăn nhà quê không hơn không kém.
• Để những tập tài liệu cần thiết, những cuộc hẹn, những cuộc điện thoại cần trả lời vào giờ nào đó ngay ở trước mặt và điều đó nói lên bạn là người thông minh, biết tận dụng cách vách ngăn chỗ làm việc, tương tác và “bắt” nó phục vụ công việc của bạn
• Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ. Luôn phân loại tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ trên bàn làm việc.

• Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó. Ít nhất, bạn cũng phải quét dọn, phân loại và cất giữ vào thư mục phù hợp trong máy tính cá nhân.
• Xếp giấy tờ ngăn nắp (nháp vào nháp, A5 vào A5, A4 vào A4, nói chung là có kích thước giống nhau), gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau hoặc đầu tuần sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

7. Thường xuyên tổ chức dọn dẹp văn phòng tập thể

Văn phòng làm việc sẽ chẳng bao giờ được gọn gàng nếu như bạn không tiến hàng dọn dẹp thường xuyên. Văn phòng nên quy định rõ ràng về một khoảng thời gian định kì tất cả mọi người cùng dọn dẹp văn phòng. Ví dụ như 15 phút cuối ngày, 1 tiếng cuối mỗi thứ 7 tổ chức dọn dẹp khu vực cá nhân và khu vực công cộng: sảnh, hành lang, bếp, phòng nghỉ…. Kiểm tra những sản phẩm nội thất văn phòng của bạn có cũ kĩ và có giá trị sử dụng được nữa hay không. Nếu có thể bạn hãy thay thế hoặc sửa chữa để biến chúng trở nên tiện dụng hơn.

Việc tổ chức này cho mọi người thời gian dọn dẹp cùng nhau mà không ai tị nạnh ai.